Kuidas paberivaba kontor lahendab failihalduse dilemma?

Räägime kõigepealt sellest, kui peavalu traditsiooniline kontor on: failikapp on täis ja lepingu leidmine võtab kaua aega; Olulised dokumendid on kergesti kadunud või kahjustatud; Osakonnad läbivad sellised dokumendid nagu mängimine "Passi pakk". Neid probleeme saab tõhusalt lahendadaPaberivaba kontorisüsteem.

1. Elektrooniline esitamine asendab paberi kogunemist

Paberivaba kontori kõige otsesem eelis on failide veebis muuta. Kõik dokumendid skaneeritakse elektroonilisteks versioonideks ja salvestatakse süsteemis, toetades mitmeid vorminguid, näiteks PDF ja Word. Näiteks peab meie ettevõtte lepinguhaldussüsteem sisestama ainult lepingunumbri, et kogu fail 3 sekundi jooksul hankida, ja kappide kaudu ei ole vaja läbi ajada.

2. Nutikas otsing ja kiire positsioneerimine

Elektrooniliste failide suurim eelis on see, et neid saab otsida. Süsteemi sisseehitatud täisteksti otsingufunktsioon saab otsida märksõnade, kuupäevade, autorite ja muude mõõtmete järgi. Eelmisel nädalal otsis rahandusosakond kolm aastat tagasi hüvitusvormi. Varem kulus failide läbimiseks kaua aega, kuid nüüd tuleb välja pärast "reisikulude 2022. aastal" sisestamist.

3. Segaduse vältimiseks versiooni juhtimine

Paberidokumentide puhul on kõige kardetud see, et neid vaadatakse pidevalt läbi ja keegi ei tea, kellel on uusim versioon. Elektrooniline dokumendisüsteem salvestab automaatselt ajaloolised versioonid ja seab modifitseerimisõigused. Meie turundusosakonna planeerimise ettepanek on nüüd versiooniks muudetud ja süsteem registreerib selgelt, kes tegid iga revideerimise ja millal.

4. mobiilbüroo rikub ruumi piiranguid

Paberivaba süsteemi abil pääsevad mobiiltelefonid igal ajal juurdepääsu failidele. Viimati palus mu boss lennujaamas tsitaati ja ma logisin süsteemi sisse otse oma mobiiltelefonis, et see talle saata, mis oli kiirem kui selge sünnitus. Salvestades saan kõigi failidega tahvelarvutiga hakkama ja ma saan oma kohvrisse pool rohkem pakkida.

5. Ohutu varukoopia kaotuse vältimiseks

Olulised failid varundatakse pärast skannimist automaatselt pilveni, seega pole vaja muretseda isegi siis, kui arvuti laguneb. Oleme kokku puutunud tragöödiaga, kus kontor oli üle ujutatud ja kõik paberifailid kadusid. Nüüd on elektroonilistel failidel kolmekordsed varukoopiad, mis on palju turvalisemad.

6. Roheline kontor vähendab kulusid

Teeme mõned arvutused: A4 paber maksab 20 jüaani paki kohta ja ettevõte kasutab 100 pakki kuus, mis on 24 000 jüaani aastas. Printeritarbijad, arhiivikapid ja arhiiviruumi ruum on kõik kulud. Pärast tegemistpaberivaba kontorisüsteem, saab neid kulusid vähendada vähemalt 70%, mis on ka keskkonnasõbralik.

Professionaalse tootja ja tarnijana pakume kvaliteetseid tooteid. Kui olete meie toodetest huvitatud või teil on küsimusi, palun palunVõtke meiega ühendust.